○三原市文書取扱規程
平成17年3月22日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の収受(第5条―第7条の2)
第3章 文書の処理(第8条―第13条)
第4章 文書の施行(第14条―第18条)
第5章 文書の整理(第19条・第20条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、市における文書の取扱いに関することを定めもって文書事務の確実で、能率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、保存、引継ぎ、廃棄その他文書管理に関する一連の事務の処理を行うシステムをいう。
(2) 電子文書交換システム 総合行政ネットワークの機能を利用して電子文書を交換するためのシステムであって、必要に応じて電子署名を付与することができるものをいう。
(3) 総合行政ネットワーク 地方公共団体相互間を電子的に接続する行政機関専用のネットワークをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 電子申請システム 市の機関の使用に係る電子計算機と申請等(三原市行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成17年三原市条例第289号)第2条第6号に規定する申請等をいう。以下同じ。)を行う者及び処分通知等(同条例第2条第7号に規定する処分通知等をいう。以下同じ。)を受ける者の使用に係る電子計算機とを電子通信回線で接続した電子情報処理組織を利用して、申請等及び処分通知等に係る事務の処理を行うシステムをいう。
(6) 電子文書 文書のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)であって、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書取扱いの手続は、大別して、収受、処理、施行及び編集保存とし、総務課において総括し、次の区分により処理するものとする。
(1) 受付、交付及び発送の事務 総務課及び地域振興課
(2) 受付、文書管理システム又は文書整理簿による整理及び編集、保存の事務 主務課
2 収発文書には、別表第1によって記号及び番号を付し、原則として会計年度によって更新するものとする。
(文書事務取扱主任)
第3条 課長の文書事務取扱いを補佐するため、課に文書事務取扱主任(以下「取扱主任」という。)及び文書事務取扱補助員(以下「補助員」という。)を置く。
2 取扱主任は、その課の課長補佐又は係長のうちから、補助員は、庶務の事務に従事する者のうちから、課長の命じた者を充てる。
3 課長は、取扱主任及び補助員を任免したときは、直ちに、その職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。
第2章 文書の収受
(収受等の要領)
第5条 市役所本庁又は支所に到達した文書の収受、受付、交付の取扱いは、次の要領による。
(1) 収受
ア 文書中郵便料金の不足又は未納のものは、官公署から発送されたもの並びに総務課長及び地域振興課長が必要と認めたものに限り料金を支払い、収受することができる。
イ 市役所において収受するものでないものを接受したときは、返却その他必要な処置をとるものとする。
(2) 受付及び交付
ア 総務課長及び地域振興課長は、文書を収受したときは、直ちに各課ごとに分類し、集配箱によって交付する。
イ 親展文書は、市長又は副市長宛てのものは、秘書課長に交付し、その他のものは宛名の者に交付する。
ウ 書留、金券、現金その他重要品を添付してある文書は、特殊文書受付簿(様式第1号)に記載して、主務課に交付し、受領者の認印を受けるものとする。
エ 主務課は、文書の交付を受けたときは、文書管理システム又は文書整理簿(様式第2号)に記録し、その処理を明確にしなければならない。
(収受上の注意)
第6条 文書の受付及び交付については、次の事項を注意しなければならない。
(1) 受付の日時が権利の得喪又は変更に係る文書と認められるものは、受付印に収受時刻を明記し、取扱者の認印を押印する。
(2) 数課に関係のある文書は、その最も関係の深い課を主務課とする。
(3) 各課において交付を受けた文書で、その主管に属しないものがあるときは、当該課長は、その旨を附せんして押印の上、直ちに総務課又は地域振興課に返付する。
(4) 電話又は口頭で受理した事件は、聞取票(様式第4号)に記載した上これを取り扱う。ただし、軽易な事件に関するものは、省略することができる。
(執務時間外に到達した文書の収受)
第7条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、庁舎等の警備業務に従事する職員の服務に関する規程(平成17年三原市訓令第18号)の定めるところによる。
第3章 文書の処理
(処理の原則)
第8条 主務課長は、文書の交付を受けたときは、直ちに、閲覧し、当該事務主任者に処理方針を示して、速やかに処理しなければならない。この場合、事務の性質により、直ちに、処理できない事由のあるものは、あらかじめ、上司の承認を受けるものとする。
2 一応上司の閲覧を経てから処理することを適当と認めるものは、当該文書の余白に「一応供覧」と朱書又は押印をして閲覧後、速やかに、処理するものとする。
3 文書の処理を分けて、起案、りん議及び決裁とする。
(起案の要領)
第9条 すべて文書の起案は、三原市公文例規程(平成17年三原市訓令第8号)及び三原市事務決裁規程(平成17年三原市訓令第5号)の定めるところにより、案文の形式、文体、用語、用字及び決裁区分を整えて、作成しなければならない。ただし、軽易な事件で特別の処理を要しないもの又は単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは当該文書の余白に「供覧」又は「止閲覧」と朱書又は押印をして、上司の閲覧に供するものとする。
2 文書の起案は、原則として文書管理システムその他市長が認めた決裁機能を有する電子システムにより行うものとする。ただし、文書管理システムその他市長が認めた決裁機能を有する電子システムを利用できない場合は、この訓令に定める起案用紙(様式第3号)を用いて行うものとする。
3 成規又は定例ある事件で、起案用紙を用いないで一定の簿冊等により処理するときは、当該文書の余白を利用して、起案処理することができる。
(起案上の注意)
第10条 起案文書には、本文の前に、起案理由又は説明を簡単に記述し、関係規程その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事件の定例又は軽易なものはそのいずれをも省略することができる。
(決裁手続)
第11条 起案文書は、三原市事務決裁規程の定めるところにより、決裁者の決裁を受けるものとする。
2 特に機密を要するものは、課長又は起案者が自らこれを携帯して決裁を受けなければならない。
3 特に重要な案件については、部課長の意見を付して決裁を受けなければならない。
(合議)
第12条 他の部課に関係のある事案の起案文書は、その関係ある部課に合議しなければならない。
2 合議を受けた部課において合議事項について異議があるときは、主務課に協議しなければならない。この場合、協議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。
3 合議を受けた部課において起案文書を訂正したときは、訂正者は、その箇所に押印しなければならない。
4 起案文書が当初の起案の趣旨と異って決裁されたとき、又は廃案になったときは、起案者においてその旨を合議した部課に連絡しなければならない。
(条例規則等)
第13条 条例及び規則その他の規程で公表を要するものは、条例にあっては市議会議長から条例の議決の送付を受けた後、規則その他の規程にあっては当該起案文書の決裁を受けた後、総務課において市長の署名又は市長印の押印を受け、市掲示場に掲出しなければならない。
第4章 文書の施行
(施行の方法及びその表示)
第14条 決裁済の文書(以下「決裁文書」という。)の施行は、おおむね、次の種別によるものとし、決裁文書の所定欄にその旨を簡明に表示しなければならない。
(1) 郵送に付する場合 「親展」「速達」等
(2) 通信回線を利用する場合 「電子メール」等
(記号、番号及び日付の整理)
第15条 決裁文書は、次の要領により、直ちに、記号、番号及び日付の整理をしなければならない。
(1) 発送する文書は、原則として主務課において文書管理システムを利用して行うこととする。ただし、文書管理システムを利用できない場合は文書整理簿に整理し、かつ、決裁文書の所定欄に記号及び番号を付けるとともに件名整理済の欄に押印する。
(2) 条例、規則、規程、訓令及び告示の番号は総務課において整理する。
(3) 文書の日付は、原則として、発送の日とする。
(浄書)
第16条 浄書を要する文書は、主務課において浄書、照合の上、その所定欄に押印しなければならない。ただし、文書管理システムの電子決裁機能を使用して決裁を得た場合は、この限りでない。
(公印の使用)
第17条 発送の文書には、三原市公印規則(平成17年三原市規則第17号)の定めるところにより契印及び公印を押さなければならない。ただし、市長が特に認めた電子申請システムを使用して作成した通知等の電子文書、印刷又は謄写した軽易な文書等は、これを省略することができる。
(電子署名の付与)
第17条の2 電子文書を施行する場合において、当該電子文書の内容が前条に規定する公印を押印すべきものに該当するときは、公印の押印に代えて、三原市電子署名規程(平成21年三原市訓令第4号)の定めるところにより電子署名を付与するものとする。
(発送手続)
第18条 郵送文書は、一括して午前10時までに、文書郵送委託書(様式第5号)を添えて総務課又は地域振興課に回付しなければならない。ただし、至急取扱いを要するものは、その都度回付するものとする。
2 総務課又は地域振興課において郵送文書を受けたときは、原則として即日発送しなければならない。
第5章 文書の整理
(未完結文書)
第19条 未完結文書は、すべて、主務課長において所定の箇所に確実に保管しなければならない。
(完結文書)
第20条 文書の処理が完結したときは、三原市文書の保管及び保存に関する規程(平成17年三原市訓令第9号)の定めるところにより、保管及び保存しなければならない。
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成18年12月28日訓令第6号)
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第7号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年2月1日訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月28日訓令第6号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年12月25日訓令第5号)
この訓令は、平成22年1月4日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年7月31日訓令第4号)
この訓令は、平成25年8月1日から施行する。
附則(平成26年9月24日訓令第9号)
この訓令は、平成26年10月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第5号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年8月25日訓令第11号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条関係)
文書記号
1 条例、規則、規程、訓令及び要綱の記号は、その区分に従い記号を付し、総務課において番号を付する。
2 指令は、一般文書記号の次に指令の文字を付し、各課において番号を付する。
3 一般文書の記号は三の次に課の頭文字を記入し、各課において番号を付する。ただし、同一の頭文字の課が2以上あるときは、総務課長が別に定めるものとする。
別表第2(第4条関係)
(1) 簿冊
ア 総務課及び地域振興課に備える簿冊
特殊文書受付簿(様式第1号)
イ 文書管理システムを利用できない場合
文書整理簿(様式第2号)
(2) 用紙
ア 起案用紙(様式第3号)
イ 聞取票(様式第4号)
ウ 文書郵送委託書(様式第5号)
