(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、三原市における文書の保管、保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の保管及び保存の要旨)

第3条　文書の保管及び保存は、正確かつ適正に行い、事務が円滑に執行されるよう努めなければならない。

(保管単位及び保管文書の整理)

第4条　文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は課とする。

(保管文書の調査)

第5条　適正な文書管理を図るため、総務課長又は振興課長は、毎年1回各保管単位における文書の管理状況について調査し、適切な助言を与えるものとする。

(ファイル責任者及びファイル担当者の設置)

第6条　保管単位ごとに、ファイル責任者1人及びファイル担当者数人を置く。

(ファイル責任者の職務)

第7条　ファイル責任者は、保管単位における次に掲げる事務を処理する。

(ファイル担当者の職務)

第8条　ファイル担当者は、文書の整理、保管及び保存についてファイル責任者を補助する。

(保管用具)

第9条　文書の保管には、A4の4段又は3段キャビネットを使用する。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、保管庫、書棚等それぞれ適当な用具を使用することができる。

(文書の整理及び保管)

第10条　事務担当者は、未完結文書を懸案フォルダーに入れてキャビネットの下段に収納しておかなければならない。

(移し換え及び置き換えの時期)

第11条　保管文書の移し換え及び置き換えは、毎年4月に行う。

(引継ぎの方法)

第12条　ファイル責任者は、保存を必要とする文書のうち5年保存以上の文書を、フォルダーごと保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に整理して文書保存箱に収納するものとする。

(保存の方法)

第13条　総務課長又は振興課長は、引継ぎを受けた文書を、保存期間別に書庫に収納し、文書保存箱番号を文書保存箱及びファイル基準表に記入して、ファイル基準表の1部を保管単位へ送付するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第14条　ファイル責任者は、当該保管単位においてファイルする文書について、毎年4月1日までに前年度のファイル基準表を2部作成しなければならない。また、文書管理システムに文書分類及びファイル基準を新設、変更、廃止する場合は、文書分類表変更届(別記様式)に必要事項を記載し、総務課長に届け出なければならない。

(ファイル基準表の審査)

第15条　総務課長又は振興課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表及び文書分類表変更届について、その記載事項の適否を審査するものとする。

(文書の保存年限)

第16条　文書の保存年限は、ファイル基準表による。

(保存年限の計算)

第17条　文書の保存年限の計算は、暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年初めから起算し、会計年度のものにあっては翌年度初めから起算するものとする。

(保存年限)

第18条　文書の保存年限は、次の各号に掲げる区分とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものについては、その定めるところによる。

(文書の廃棄)

第19条　保存期間を経過した文書は、毎年4月に廃棄するものとする。

(文書の保存場所)

第20条　保存文書は、書庫に保存するものとする。

(文書の貸出し)

第21条　保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、総務課長又は振興課長に申し出なければならない。

(その他)

第22条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。