○三原市教育委員会文書管理規程
平成17年3月22日
教育長訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、三原市教育委員会事務局及び教育機関(学校を除く。以下「事務局等」という。)における文書の収発、作成、施行及び保存等に関し必要な事項を定め、文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 文書 事務局等において取り扱う必要がある書類等をいう。
(2) 起案 三原市教育委員会(以下「教育委員会」という。)の意思を決定するために、その原案を作成すること。
(3) 回議 直属の上司に起案事項について承認を求めること。
(4) 合議 起案内容に関係ある部課に起案文書を回して承認を求めること。
(5) 決裁 教育委員会の権限に属する事務で、その長又は委任を受けた者がその権限に属する事務について最終的意思決定をすること。
(6) 完結文書 決裁され処理された文書で保存年限の満了していない文書
(7) 課 教育委員会の所管に属する教育振興課、学校給食課、学校教育課、生涯学習課、スポーツ振興課及び文化課をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行うとともに、常にその処理経過を明確にしておかなければならない。
(文書の配付)
第4条 教育振興課長は、文書を収受したときは、主務課に配付する。また、数課に関係ある文書は、最も関係の深い課にこれを配付するものとする。
(文書の収受及び交付)
第5条 主務課長は、文書を収受したときは、直ちに閲覧し、課備付けの文書整理簿(様式第1号)に記入するとともに、当該文書のよく見える箇所に文書受付印を押し、受付月日及び受付番号を付さなければならない。
2 親展文書は、開封することなく文書整理簿に記入し、あて名ごとに交付して受領印を徴さなければならない。
3 書留郵便及び現金、金券、証券又は物品を添付した文書を受けたときは、書留・金券類受付交付簿(様式第2号)に記入し、主務者に交付して受領印を徴さなければならない。
(文書処理の原則)
第6条 文書の処理は、すべて主務課長が中心となり確実、迅速な処理に留意し、自ら処理するもののほか、主務課員に処理方針を示し、原則として即日に処理させなければならない。
2 文書処理が即日にできない場合、主務課長は、文書事務取扱主任にその経過を明らかにさせておかなければならない。
(重要文書の処理)
第7条 審査請求及び訴訟その他到着の日時が権利の得喪に関係する文書を収受したときは、その欄外に到着日時を明記し、封筒を添付するとともに起案により上司の承認を受けた後処理しなければならない。
(文書事務取扱主任等)
第8条 課長の文書管理事務を補佐するため、課に文書事務取扱主任(以下「取扱主任」という。)及び文書事務取扱補助員(以下「補助員」という。)を置く。
2 取扱主任は、その課の課長補佐又は係長(課長補佐又は係長を置かない場合は上席の課員)のうちから課長の命じた者を充てる。
3 補助員は、前項以外の者から課長が命じた者を充てる。
4 課長は、取扱主任及び補助員を任免したときは、直ちにその職名及び氏名を教育振興課長に通知しなければならない。
(収受すべきでない文書)
第9条 主務課長は、到着した文書が収受すべきでないものについては、返送その他の措置を講じなければならない。
(文書取扱事務の総轄)
第10条 教育振興課長は、教育委員会の所管に属する各課の文書取扱事務を総括し、各課の文書取扱いがこの訓令に沿うよう指導しなければならない。
2 各課の文書取扱事務において、この訓令に別段の定めがない場合は、教育振興課長の指示を受け処理しなければならない。
(起案の要領)
第11条 起案は、原則として起案用紙(様式第3号)を用い、三原市公文例規程(平成17年三原市訓令第8号)を準用し、簡単明瞭に作成しなければならない。
2 起案文書は、本文の前に起案理由を記述し、参考となる関係法規等を付記し、起案に関係ある書類を添付するものとする。ただし、事案が定例、軽易なものについては、このいずれも省略することができる。
(決裁)
第12条 起案文書は、三原市教育委員会事務決裁規程(平成17年三原市教育委員会訓令第3号)により順次上席者を経て、権限を有する者の決裁を受けなければならない。
2 人事その他機密を要する書類は、責任者自らこれを携帯して決裁を受けなければならない。
3 特に重要な案件については、部課長の意見を付して決裁を受けなければならない。
(合議)
第13条 回議が他の部課に及ぶときは、関係ある部課に合議しなければならない。ただし、合議する事案は必要最小限度にとどめ、単に当該関係部課の閲覧だけを受ける等の簡単な事案は起案文書の合議欄に「供覧」若しくは「回覧」と朱書し、又は押印するものとする。
2 合議を受けた部課において、合議事項について異議があるときは、主務課に協議し、協議が調わない場合は、更に上司の指示を受けなければならない。
3 合議を受けた部課において起案文書を協議しないで訂正できるのは、誤字脱字の訂正及び起案趣旨を変更しない範囲に限るものとし、訂正者は、当該訂正箇所に押印するとともに、その余白又は付せんに訂正字句を記入しなければならない。
4 合議事項が当初の起案の趣旨と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、起案者において合議した部課にその旨を連絡しなければならない。
(回覧)
第14条 課長は、文書が他部課に関係し、これを周知させておく必要があると思われるものについては、「回覧」印を押印の上、回覧させるものとする。
(公印の使用)
第15条 決裁済文書を施行するときに公印を要するものは、三原市教育委員会公印規則(平成17年三原市教育委員会規則第13号)第8条に基づいて押印を受けなければならない。
2 前項の場合で公告を要するものは、正副2通を浄書し、事前に教育振興課長の閲覧に供するとともに、三原市教育委員会公告式規則(平成17年三原市教育委員会規則第5号)によって処理しなければならない。
(浄書)
第16条 浄書を要する文書の範囲は、教育振興課長が別に定めるところによるが、浄書は、主務課において行うものとする。
2 浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者の印を押すものとする。
(発送手続)
第17条 発送する文書は、主務課において文書整理簿により文書記号及び会計年度ごとの一連の文書番号を付けなければならない。
左欄 | 右欄 |
教育振興課 | 三教委振 |
学校給食課 | 三教委給 |
学校教育課 | 三教委学 |
生涯学習課 | 三教委生 |
スポーツ振興課 | 三教委ス |
文化課 | 三教委文 |
3 発送文書には、公印を押し、決裁文書とともに契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、このいずれも省略することができる。
(文書の整理及び保管)
第18条 事務担当者は、未完結文書を懸案フォルダーに入れてキャビネットの下段に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、完結文書を必要に応じて活用できるように仕分け整理し、個別フォルダーにいれてキャビネットに保管しておくものとする。この場合において、同一文書で2以上の項目に関係するものは、主な項目で整理し、他の項目のフォルダーには相互参照表を入れなければならない。
3 当該年度の完結文書は、キャビネットの上2段に収納し、前年度の完結文書は、下2段に保管するものとする。
(文書の保存期間)
第19条 文書の種類及び保存期間は、次のとおりとする。ただし、法令等に特別の定めがあるものについては、その定めるところによる。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 1年保存
(分類)
第20条 第1種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する書類
(3) 議事録
(4) 審査請求及び訴訟に関する書類
(5) 事務引継ぎに関する特に重要なもの
(6) 重要な契約書
(7) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(8) 任免、賞罰その他人事に関する文書で重要なもの
(9) 不動産の取得、管理、処分等に関する特に重要なもの
(10) 学校その他教育機関の設置及び廃止に関する書類
(11) 金銭出納に関し、特に後日の証明上重要な書類
(12) 前各号に掲げるもののほか、重要で永久保存の必要があるもの
第21条 第2種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 所轄行政庁の令達、通知その他往復文書で重要な書類
(2) 重要な統計表
(3) 他の教育委員会との協議の記録
(4) 教育委員会の会議に関する重要なもの
(5) 工事又は物品等に関する契約書で重要なもの
(6) 補助金に関するもの
(7) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要を認められるもの
第22条 第3種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 不動産の取得、管理及び処分に関するもので第1種に該当しないもの
(2) 重要文書の収発に関するもの
(3) 工事又は物品等に関する契約で第2種に該当しないもの
(4) 給与に関するもので重要なもの
(5) 軽易な契約書
(6) 予算及び決算に関する軽易なもの
(7) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要を認められるもの
第23条 第4種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 調査、統計、報告、証明、復命等で軽易なもの
(2) 軽易な照会、回答、願、伺、届出等の文書に関するもの
(3) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの
(4) 消耗品及び材料に関するもので特に軽易なもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、1年保存の必要を認められるもの
(完結文書の保管)
第24条 文書の保管には、A4の4段又は3段キャビネットを使用する。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、保管庫、書棚等それぞれ適当な用具を使用することができる。
2 キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数えるものとする。
3 キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査の上、教育振興課長が決定する。
(保存期間の起算日)
第25条 文書の保存期間は、原則として会計年度で保存するものとし、翌年4月1日から起算するものとする。ただし、暦年で保存する必要があるものは、翌年1月1日から起算するものとする。
(保管文書の閲覧等)
第26条 保管文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は書写させ、及び複写させてはならない。ただし、教育長の許可を得たときは、この限りでない。
2 文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、貸出期限を定めて、保管文書貸出簿(様式第4号)に記入して貸し出すことができるものとする。
(ファイルの引継ぎ)
第27条 ファイル責任者は、保存を必要とする文書のうち5年保存以上の文書は、フォルダーごとに保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に整理して文書保存箱に収納するものとする。
2 保管単位の長は、前項により整理した文書にファイル基準表2部を添付して教育振興課長に引き継ぐものとする。ただし、10年未満の保存文書については、当分の間、保管単位において保存するものとする。
(文書の廃棄)
第28条 主務課長は、毎年1回保存期限の経過した文書を精査し、他課に関係ある文書は、関係課に合議の上、廃棄するものとする。
2 廃棄する文書で部外者の披見を避ける必要のある文書は、責任者自らが焼却しなければならない。
(公文書の書式)
第29条 公用文の作成は、法令、条例、委員会規則に別段の規定があるもののほか、三原市公文例規程及び三原市文書の保管及び保存に関する規程(平成17年三原市訓令第9号)の例による。
(公用文書の種類)
第30条 公用文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 法令により条例として規定するよう定められているもの
(2) 規則 法令、条例に違反しない限りにおいて、権限に属する事務に関し、教育委員会規則として規定するもの
(3) 訓令 権限の行使について、所属の機関又は職員に対し職務上命令するもの
(4) 告示 決定した事項その他一定の事項を一般に知らせるもの
(5) 指令 特定の相手方の申請(伺・願)に対して具体的に指示するもの
(6) 上申 上司又は行政庁に申告するもの
(7) 副申 上司又は行政庁に提出する文書に意見を添えるもの
(8) 申請(願) 行政庁に対し、許可又は認可等を請うもの
(9) 伺 上司又は行政庁の権限を有する者に伺うもの
(10) 報告 ある事実を上司又は他の機関に知らせるもの
(11) 通知 ある一定の事実、処分又は意思を特定の相手に知らせるもの
(12) 照会 一定の事項について特定の相手方から回答を求めるもの
(13) 回答 照会、協議、依頼等に対して応ずるもの
(14) 証明 一定の事実を証明するもの
(15) 辞令 任命、給与、異動等に関する事項を表示するもの
(16) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(17) 復命 上司から命ぜられた事項の結果について報告するもの
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成19年1月17日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成19年4月18日教育長訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成23年4月22日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年4月18日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日教育長訓令第1号)
この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
