○三原市陳情文書処理規程
令和元年12月13日
訓令第7号
三原市陳情文書処理規程(平成17年三原市訓令第10号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 市に対する陳情文書の受付、処理及び保存に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 陳情 業界団体、地縁団体その他の団体(構成員が5人以上の団体に限る。)が市に対し事業の実施その他の事項に関して要請するものをいう。ただし、苦情相談の類を除く。
(2) 陳情文書 陳情の内容が記載した文書であって、陳情をした団体の代表者(以下「陳情者」という。)の記名押印があるものをいう。
(3) 課等 次に掲げる課等をいう。
ア 三原市事務分掌規則(平成17年三原市規則第10号)第2条及び第2条の2の表に規定する課(秘書課を除く。)及び室
イ 三原市会計室設置規則(平成17年三原市規則第8号)第1条第1項に規定する会計室
オ 三原市水道部事務分掌規程(平成17年三原市水道事業管理規程第1号)第2条に規定する課
キ 三原市議会事務局設置条例(平成17年三原市条例第277号)第1条に規定する議会事務局
ク 三原市監査委員条例(平成17年三原市条例第26号)第7条に規定する監査事務局
ケ 三原市農業委員会規則(平成17年三原市農業委員会規則第1号)第8条第1項に規定する農業委員会事務局
コ 三原市選挙管理委員会規程(平成17年三原市選挙管理委員会規程第1号)第16条第1項に規定する選挙管理委員会事務局
(陳情文書処理上の配慮)
第3条 陳情文書の取扱いに当たっては、陳情を処理することによって福祉の向上を図るものであり、行政の信頼を確保することにあることを常に配慮しなければならない。
2 課等で陳情文書を受けたときは、直ちに秘書課へ回付しなければならない。
3 秘書課長は、陳情文書の内容を確認し、陳情文書を処理する課等(以下「主管課」という。)を決定するものとする。ただし、主管課が明らかでない場合又は主管課が複数の課等に係る場合は、関係する課等と協議の上、秘書課長が主管課を決定する。
2 秘書課長は、前項の陳情処理指示票を作成したときは、それに陳情文書を添えて市長の閲覧に供し、陳情文書の処理に必要な指示を受けるものとする。
(陳情文書等の交付)
第6条 秘書課長は、前条第2項の規定により市長の閲覧を終えたときは、速やかに当該陳情処理指示票及び陳情文書を主管課の長に交付するものとする。
(陳情文書の処理)
第7条 陳情処理指示票及び陳情文書の交付を受けた主管課の長は、陳情処理伺(様式第4号)により、陳情に対する回答案を作成し、関係する課等の合議を経て、市長の決裁を得なければならない。
2 主管課の長は、市長決裁後、直ちに陳情者に文書又はこれに代わるものにより回答しなければならない。
3 主管課の長は、陳情者に回答したときは、秘書課長に対し、処理概要、回答年月日等必要な事項を通知するものとする。
4 秘書課長は、前項の規定による通知を受けたときは、陳情文書整理簿に当該通知の内容を記載するものとする。
5 秘書課長は、毎月市長に陳情文書整理簿により、陳情文書の処理の状況を報告するものとする。
(陳情文書等の保存)
第8条 陳情処理伺、陳情文書指示票及び陳情文書は主管課が整理保存し、陳情文書整理簿は秘書課が保存するものとする。
2 前項に規定する文書の保存年限は、5年とする。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日までに、改正前の三原市陳情文書処理規程の規定によりなされた陳情文書に対する処理は、なお従前の例による。
附則(令和2年3月31日訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月21日訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年5月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日までに、改正前の三原市陳情文書処理規程の規定によりなされた陳情文書に対する処理は、なお従前の例による。
